3 Keinoa Tehostaa Työntekoa

1

Tuntuuko joskus siltä, että vuorokaudessa on liian vähän tunteja?
Minä voin ainakin vastata tähän kysymykseen myöntävästi. Välillä tuntuu siltä, etten kerkeä saamaan mitään aikaiseksi. Ei se kuitenkaan johdu siitä, että vuorokaudessa olisi liian vähän tunteja — kaikillahan meillä on niitä tasan 24.

Näyttääkö ”tehtävälistasi” usein aivan liian pitkältä?
Henkilökohtaisesti pystyn sanomaan ettei se lista tule loppumaan kohdallani koskaan. Lista jatkuu ja jatkuu vaan. Kun yhden asian saa hoidetuksi, tulee sen tilalle aina uusi. Voisi kuvitella sen olevan hyvä asia, sillä jos tämä lista loppuu, pysähtyy myös ihminen.

Olen alkanut kiinnittämään paljon huomiota työntekooni lähiaikoina, koska aikaa on aina vain rajallinen määrä käytössä. Kirjoitan käytännössä kahta blogia, opiskelen, käyn harjoittelemassa vähintään 5 – 6 kertaa viikossa, omaa yritystä olisi myös tarkoitus kasvattaa ja lopun ”vapaa-ajan” haluan käyttää itseni kehittämiseen lukemisen kautta. Voisi sanoa, että aika on aina kortilla, mutta ei sitä lisääkään mistään saa — sitä täytyy löytää.

Varsinkin työt, jotka vaativat luovuutta tai keskittymistä tuntuvat välillä hankalilta, koska en malta pysyä paikoillani. Minun on pakko eliminoida ympäriltäni joitain asioita, että pääsen siihen pisteeseen missä ajatukseni pystyvät vaeltamaan vapaasti. Ilman häiriötekijöitä.

1. HÄVITÄ ÄLYPUHELIN

Sosiaalinen media: IG, FB, Snapchat sekä mukaan lukien Whatsapp ovat suurimmat aikamme syöjät nykypäivänä. Jonkin tutkimuksen mukaan keskiverto älypuhelimen käyttäjä ottaa sen esille 150 kertaa päivässä — kuvittelen, että määrä on monella paljon suurempikin.

Kun alan kirjoittamaan tai lukemaan jotain, laitan puhelimen äänettömälle, pois käsieni ulottuvista ja mielellään sellaiseen paikkaan, etten edes näe sitä. Ei kenelläkään ole tuntiin tai kahteen minulle niin tärkeää asiaa, että minun pitäisi olla valvomassa puhelimen ääressä koko aikaa. Ei kenelläkään. Toistaiseksi Barack Obama ei vielä ole soitellut minulle ja pyytänyt valkoiseen taloon. Sitä päivää odotan innolla, mutta ennen sitä joutuvat muut välillä odottamaan tavoittamistani tunnin tai pari.

Voitte kuvitella kuinka paljon keskittymistä voi häiritä Snapchatin viestit, jotka on täytetty nuoleskelevilla koirilla tai ääntä muuttavilla peuroilla. Pahimmassa tapauksessa joudut aloittamaan koko ajatusprosessin uudestaan… Kuinka paljon se sitten hidastaa projektia?

2. JÄRJESTÄ TYÖPISTE

Kun puhelin on heivattu ensimmäisenä menemään, on nyt aika järjestää työpiste sellaiseen tilanteeseen, ettei myöskään se ole syynä keskittymisen häiriintymiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että likaiset kahvikupit viedään keittiöön ja rypistyneet paperin heitetään roskakoriin. Tiedätkö sen tunteen, kun töitä tehdessä ajatus alkaa harhailemaan? Jokainen aivan varmasti tietää.

Tässä tapauksessa likainen kahvikuppi osuu silmiin ja kuinka paljon se ärsyttääkään — tulee halu viedä se pois silmistä ja sitten ollaan taas siinä tilanteessa, että keskittyminen rikkoutuu ja ajatusprosessit pitää aloittaa kirjaimellisesti puhtaalta pöydältä. Pidä siis työpiste mahdollisimman siistinä ja viihtyisänä. Yksinkertainen on kaunista sanotaan.

3. LAITA TAUSTALLE SOIMAAN RAUHALLISTA MUSIIKKIA

Tämän keinon olen oppinut vasta viimeisten kuukausien aikana. Löysin Spotifystä valmiita soittolistoja osiosta ”Keskittyminen” ja mietin, että voiko musiikista oikeasti olla apua keskittymisessä? Kokeilin ja totesin erittäin toimivaksi keinoksi. Olen henkilönä hyvin tarkkaavainen ja pienetkin äänet saattavat ravistella ajatuksen juoksuani, kuten tuuli, tieltä kuuluvat autojen äänet tai lähiaikoina isoin keskittymiseeni vaikuttanut ongelma on ollut jääkaapin hurina. Kiinnitän huomiota siis helposti kaikkeen epäolennaiseen ja siitä on vaikea lähteä keskittämään ajatuksiaan uudelleen.

Musiikki kuitenkin auttaa. Laitan lukiessani nykyään aina taustalle soimaan jotain rauhoittavaa musiikkia. Usein biisit sisältävät kepeää piano- tai kitaramusiikkia — en koskaan olisi uskonut kuuntelevani sellaisia. Musiikki kuitenkin vie huomioni pois kaikesta muusta ympärilläni tapahtuvasta (samalla tavalla kuin salin puolella). Sitä kautta pystyn keskittymään paljon paljon paremmin, enkä lukiessani edes huomaa musiikin olemassa oloa, muttei se myöskään jostain syystä hajoita keskittymistäni.

Miten sinä pystyt keskittymään?

Päämääräni on tarjota konkreettisia keinoja sekä ajatuksia tavoitteiden ja unelmien saavuttamiseen! Sivustolla etsin jatkuvasti merkittäviä, unohtumattomia ja perspektiiviä tuovia tarinoita elämän erilaisista lähtökohdista. Haluan jakaa sisällön kautta työkaluja sekä ideoita, joita hyödyntämällä jokainen pystyy ottamaan seuraavan askeleen kohti tavoitteitaan. Tarinan suunta on valittava itse, mutta sitä kohti ei tarvitse kulkea yksin.

1 KOMMENTTI

  1. Ajankäyttö ja tehokas työskentely on yksi lempiaiheitani, joten mulla on paljonkin ajatuksia tähän liittyen 😀 En väitä olevani mikään mestari asiassa, mutta virheistä ja kokemuksen kautta olen oppinut paljon asioita.

    Tärkeimpiä asioita keskittymisen kannalta omalla kohdallani on kaikkien mahdollisten häiriötekijöiden poissulkeminen, kun teen töitä tai luen tenttiin. Se tarkoittaa sitä, että pidän kännykän äänettömällä, hiljennän ainakin whatsapp-ryhmäkeskustelut, laitan sähköpostin äänen koneesta pois, jne. Muutenkin pyrin pitämään puhelimessa niin vähän notificationeita kuin mahdollista. Kuuntelen usein musiikkia lukiessani tenttiin, juurikin erilaisia keskittymis/study-soittolistoja tai sitten vaan ihan lempiklassista, myös pop- ja rockbiisien instrumentaaliversiot ovat välillä kivaa vaihtelua. Joskus kuuntelen musiikkia myös, kun teen töitä, mutta töihin uppoutuminen on sen verran helppoa, etten yleensä kaipaa mitään ekstra-apua. ”Pelkkä” lukeminen on kuitenkin ollut mulle aina jossain määrin haastavaa – varsinkin, kun alallani on ihan tavallista, että tenttiin voi olla 1500 sivua luettavaa. Pidän yleensä pienen, 5-10 minuutin tauon kerran tunnissa, kun luen tenttiin. Jaloittelen ja usein silloin myös tsekkaan nopeasti meilit, viestit ja ehkäpä IG:n. Jos jokin vaatii kiireellistä reagoimista, niin sitten toki teen sen. Muutaman tunnin välein pidän pidemmän tauon, jolloin saatan vaikka viestitellä tai jutella puhelimessa kaverin kanssa, käydä kävelemässä tai syödä. Olen havainnut, että tauot ovat tärkeimpiä asioita oman keskittymiseni kannalta.

    Ajankäytön kanssa olen todennut, että suunnitelmallisuus on tärkeintä. Edellisessä työssäni kuljetin esimerkiksi rinnakkain kahta to do-listaa; toinen oli pidemmälle ajalle ja toisen tein joka aamu kyseiselle päivälle ja sen jaoin kahteen osaan, joista ensimmäinen osa oli aivan pakolliset hoidettavat, esim. jutut joissa oli deadline, ja toinen mielellään hoidettavat. Pidemmän ajan listan ei siis koskaan ollut tarkoituskaan tyhjä, mutta päivittäisen listan kohdalla tavoite oli saada hommat hoidettua – jos syystä tai toisesta ei saanut niitä mielellään hoidettavia, se siirtyi seuraavaan mahdolliseen ajankohtaan. Alalla on melko tyypillistä, että kaikkien oletetaan olevan pitkälti koko ajan tavoitettavissa, mutta huomasin työtehoni olevan parempi, jos tarkastin sähköpostini esimerkiksi vain kerran tunnissa enkä pitänyt ohjelmaa koko ajan auki. Koska kyllähän se aina tuli silloin klikattua auki ja vilkaistua, ja sen hetkinen työtehtävä jäi kesken ja palaaminen takaisin kestää aina.

    Koulutöissä olen oppinut tekemään kohtuullisen tarkan aikataulun, jossa on tilaa myös pienille yllätyksille ja muutoksille. Lasken esimerkiksi tenttivaatimuksen sivumäärän keskimääräisellä lukunopeudellani jaettuna, ja sovittelen aikatauluun muiden juttujen oheen. Käytän tähän suunnitteluun ihan lukujärjestystä, jossa tosin on kaikki vuorokauden tunnit. Pahimmillaan kursseja, tenttejä ja töitä on sellainen määrä, että aikatauluttaminen vaatii todella paljon aikaa itsekin. Mutta mulla on turvallinen olo, kun aikatauluni kertoo, missä mennään (ja sinänsä olen aina pitänyt siitä, että on paljon tekemistä). Pyrin varaamaan myös aikaa sosiaaliselle elämälle, esimerkiksi pari kertaa viikossa ystävän tapaamiseen, jonka voi sitten toteuttaa haluamaan ajankohtana. Ja aina kun mahdollista, pidän ainakin yhden vapaapäivän viikossa. Aikatauluihin huomioin myös kotitöihin, kaupassa käyntiin, ym. kuluvan ajan suurin piirtein. Jossakin vaiheessa toteutin erilaisten ajanhallintaohjelmien kautta ihan minuuttiaikataulua, mutta se kävi nopeasti turhan stressaavaksi. Tärkeää on myös huomioida nukkumiselle riittävä aika. Aiemmin tein vuosia niin, että tingin ensimmäisenä unesta, kun aika oli kortilla. Se ei todellakaan ollut fiksua, joten nykyään priorisoin unen ja jätän mieluummin jotakin muuta tekemättä, jos suinkin mahdollista.

    Muutenkin erilaiset listat auttavat mua tosi paljon. Käytän niitä about kaikessa suunnittelussa. Kotitöille on oma listansa; päivittäin, viikoittain ja kuukausittain tehtävät hommat, jne. Kaikki mahdolliset laskut olen siirtänyt e-laskuiksi ja muutkin säännölliset laskut syötän yleensä valmiiksi verkkopankkiin kerralla, säästää aikaa ja ei tarvitse olla koko ajan sellainen fiilis että ”apua olenkohan muistanut kaikki laskut”. Kun laskut on kerralla maksettu, on helppo katsoa paljonko jäi rahaa ja sen perusteella suunnittelen itselleni about-budjetin kuukaudelle, esim. kuinka paljon rahaa on käytettävissä ruokaa, onko jotain ekstramenoja kuten juhlia, jne., ja sitten vielä viikoittaisen budjetin. Inhoan liian tarkkaa budjettia, mutta suunnitelmallisuus on kuitenkin tärkeää. Pidän kauppalistaa, johon kirjaan aina huomatessani loppua lähestyviä käyttötavara- ja kuivaruokatuotteita, esim. pesuaineita, talouspaperia, tuorekelmua, kaurahiutaleita, jne. Silloin ne tulee yleensä muistettua ostaa ennen kuin ihan pääsevät loppumaan.

    Tiivistäisin, että pahiten mua stressaavat ja sitä kautta keskittymistä vaikeuttavat hoitamattomat asiat, mutta tätä helpottaa nimenomaan suunnitelmat, ajankäytön hallinta ja muistilistat. Kun asiat ovat hallinnassa esim. ihan konkreettisesti paperilla, stressitaso ei yleensä kipua turhan korkealle, vaikka ajasta olisikin tiukkaa. Sen sijaan sekalaisena kaaoksena päässä mistään ei tule mitään, eikä voi keskittyä mihinkään, jos vähän väliä putkahtelee ajatus ”muistinkohan hoitaa sen ja sen”. 🙂

JÄTÄ VASTAUS

Pyydän, jätä kommenttisi!
Pyydän, anna nimesi tähän