Varmasti jokaiselle tietokoneella työskentelevälle on tuttuja tilanteet, joissa pitäisi tehdä töitä, mutta ajatukset harhailevat jatkuvasti muualle: sosiaalisen median kanavat ja uutissivustot aukeavat, ja internetin pohjaton maailma houkuttaa mukaansa ja työhön tarkoitettu aika hupenee kuin huomaamatta. Pienet hetket venyvät pitkiksi ja projektit jäävät kesken tai etenevät turhan hitaasti.
Tähän on olemassa ratkaisu, joka saattaa kuulostaa tylsältä, mutta on erittäin tehokas. Tehokas ajankäytön hallinta on mahdollista ottamalla rutiineihin muutama tärkeä vaihe, joiden avulla aika tietokoneella käytetään tehokkaasti. Tässä artikkelissa käydään läpi keinoja, mitkä auttavat ajankäytössä.
Aikataulun laatiminen
Jos olet oma pomosi, ei kukaan vahdi tarkasti ajankäyttöäsi. Sinun täytyy tehdä se itse. Ensimmäinen vaihe on aikataulun laatiminen. Kukaan ei jaksa päivästä toiseen tehdä töitä samalla teholla esimerkiksi kymmentä tuntia, joten sinun täytyy ymmärtää tämä myös aikataulun suunnittelussa. Samalla kuitenkin pitää ymmärtää, että tietokoneella epäolennaisuuksiin voi saada huomaamatta kulumaan aivan liikaa aikaa, joten aikataulu kannattaa tehdä tarkasti, jopa minuuttiperusteisesti
Hyvä keino on, että aikatauluun merkityllä työajalla ei tee mitään muuta kuin työtä, vastapainoisesti taukoaikoja täytyy olla myös riittävän lyhyin väliajoin. Yksinkertaistettuna aikataulussa voi esimerkiksi olla jokaisen tasatunnin viimeiset 10 minuuttia vapaata internet-surffailua ja ensimmäiset 50 minuuttia intensiivistä työntekoa. Tässä tapauksessa aikavälit ovat niin lyhyitä, että edellisen tauon loppuessa alkaa jo odottaa seuraavaa taukoa ja vastaavasti työntekoon ei ehdi leipiintymään.
Aikavälit voivat olla joitakin muitakin, vaikka suoraan 50/50. Myös 80/20 -sääntö on monelle tuttu. Tärkeintä kuitenkin on pitää niistä kiinni, ettei ole riskiä siihen, että työpäivästä vain murto-osa menee töitä tehdessä.
Esimerkki 80/20-säännöstä, joka tunnetaan myös nimellä Pareto-periaate, viittaa ilmiöön, jossa 80 % tuloksista johtuu usein 20 % syistä. Tämä periaate on nimetty italialaisen taloustieteilijän Vilfredo Pareton mukaan, joka havaitsi, että 80 % Italian maasta oli 20 % väestön omistuksessa. Tätä sääntöä voidaan soveltaa monilla elämänalueilla, mukaan lukien tietokoneella työskentely.
Miten hyödyntää 80/20-sääntöä työssä:
- Tehtävien priorisointi
Tunnista tärkeimmät tehtävät: Analysoi työtehtäviäsi ja selvitä, mitkä 20 % tehtävistä tuottavat 80 % tuloksista. Keskity näihin tehtäviin ja varmista, että ne tehdään tehokkaasti. Deletoi vähemmän tärkeät tehtävät: Kun olet tunnistanut tärkeimmät tehtävät, pyri delegoimaan tai vähentämään aikaa, jonka käytät vähemmän tärkeisiin tehtäviin. - Ajanhallinta
Aikatauluta kriittiset tehtävät: Varaa kalenteristasi aikaa tärkeimmille tehtäville ja varmista, että ne saavat riittävästi huomiota. Tämä voi auttaa vähentämään stressiä ja parantamaan tuottavuutta. Pyri minimoimaan aikaa vievät häiriötekijät ja turhat kokoukset, jotka eivät merkittävästi edistä tavoitteidesi saavuttamista.
Tauot
Tavallisen ruokatauon lisäksi siis tietokoneen käytön aikatauluun kannattaa sisällyttää paljon taukoja. Näillä tauoilla tavallisesti voi sitten surffailla muualla verkossa, lukea uutisia, katsella pätkän tv-sarjaa tai keskustella kavereiden kanssa – tai käydä vaikka pikaisella lenkillä. Olennaista on, että myös taukojen aikataulua noudatetaan minuutilleen, mikäli käytät edellä mainittua aikataulun laadintaa (esim. 50 min töitä ja 10 min taukoa). Jos esimerkiksi artikkeli jää kesken, kun tauko aikataulun mukaan päättyy, niin lukemista jatketaan seuraavalla tauolla, eikä heti ja samoin jos tv-sarja jää jännittävään kohtaan, niin ylimääräistä hetkeä ei enää katsella. Onkin oikeastaan hyvä, jos tauonvietto ”jää kesken”, sillä se saa odottamaan taas seuraavaa taukoa.
Taukojen pitäminen työpäivän aikana on erittäin tärkeää useista syistä:
- Parantaa keskittymistä ja tuottavuutta
Pitkäaikainen keskittyminen voi väsyttää aivot, mikä heikentää kykyä keskittyä ja tehdä tarkkoja päätöksiä. Lyhyet tauot voivat auttaa palauttamaan keskittymiskyvyn ja parantamaan kognitiivista suorituskykyä. Tauot antavat mahdollisuuden irrottautua yhdestä tehtävästä ja palauttaa energian toiseen. - Voi vähentää stressiä ja kohottaa mielialaa
Taukojen aikana on mahdollista rentoutua ja laskea stressitasoa. Tämä voi auttaa parantamaan yleistä hyvinvointia ja vähentämään työuupumuksen riskiä. Lyhyet tauot, etenkin jos ne vietetään ulkona tai liikunnan parissa, voivat vapauttaa endorfiineja, parantaa mielialaa ja tehdä työpäivästä miellyttävämmän. - Fyysisen terveyden ylläpitäminen
Taukojen aikana voi venytellä, liikkua ja vaihtaa asentoa, mikä auttaa vähentämään lihasjännitystä ja ehkäisemään tuki- ja liikuntaelimistön ongelmia. Pitkäaikainen istuminen voi myös olla jopa haitallista terveydelle. Säännölliset tauot auttavat ylläpitämään verenkiertoa ja vähentämään terveysriskejä, kuten selkäkipuja. - Parantaa luovuutta ja ongelmanratkaisukykyä
Tauot voivat tarjota mahdollisuuden irrottautua käsillä olevasta tehtävästä ja katsoa sitä uusin silmin. Tämä voi auttaa löytämään uusia ratkaisuja ja parantamaan luovuutta. - Edesauttaa yleistä työtyytyväisyyttä
Säännölliset tauot voivat tehdä työpäivästä miellyttävämmän ja vähemmän uuvuttavan. Tämä voi parantaa yleistä työtyytyväisyyttä ja motivaatiota.
Aikataulun noudattaminen
Aikataulun noudattaminen on siis tärkeää molempiin suuntiin. Myös työajan lisääminen tauon kustannuksella voi olla vaarallista jaksamisen kannalta. Vaikka se ei siltä tuntuisi, niin pidemmällä aikavälillä jatkuva taukojen lyhentäminen tai väliin jättäminen voi johtaa siihen, että luovut koko aikataulujärjestelmästä ja palaat vanhaan tyyliin, jossa töiden teko kärsii heikon tai olemattoman ajankäytön hallinnan vuoksi.
Samalla pitää myös ymmärtää olla itselleen hellävarainen, eli jos aikataulusta kerran tai kaksi lipsuu, se ei tarkoita sitä, että koko järjestelmä kannattaa romuttaa, koska noudattaminen ei kuitenkaan onnistu. Tällöin tulee vain edelleen pyrkiä parhaansa mukaan aikataulun noudattamiseen.
Ohessa video, jossa kerron omasta ajanhallinnastani ja aikataulutuksesta, kun hain yliopistoon:
Ylityöt
Mikäli päätät tehdä töitä pidempään, kuin alun perin olit suunnitellut, niin edelleen kannattaa muistaa tauot, vaikka ne lisäisivät myös kokonaistyöaikaa. Pidemmällä aikavälillä jaksat näin paremmin noudattaa aikataulua ja voit myös fyysisesti paremmin.
Muut keinot
Pelkkä aikataulun laatiminen ei riitä tehokkaan ajankäytön ylläpitoon, vaan tärkeää on myös, että olet jo valmiiksi hyvässä vireessä ja energiaa täynnä. Tähän päästäksesi tarvitset riittävät yöunet ja riittävän monipuolisen ruokavalion. Ruokatauon väliin jättäminen voi tuntua hyvältä keinolta lisätä työhön käytettävää aikaa, mutta sitä tulee ehdottomasti välttää. Mieluummin kannattaa käyttää ylimääräistä aikaa työntekoon, sillä ilman ruokaa menetät työtehoa ja nettovaikutus voi hyvinkin olla negatiivinen. Kun fyysinen hyvinvointi on hyvällä tasolla, myös työteho on paras mahdollinen.
Monet viettävät tietokoneella aivan liikaa aikaa myös vapaa-ajalla. Tämän ajan hallintaan käyvät samankaltaiset keinot, kuin työtehon parantamiseen tietokoneella ollessa. Tietokoneella vietettävä vapaa-aika voidaan myös rajoittaa tiettyyn aikamäärään tai yksiselitteisesti sulkea tietokone aina tiettyyn kellonaikaan riippumatta siitä, kauanko kyseisenä päivänä tietokoneella on aikaa viettänyt.
Ohessa video, jossa käyn läpi keinoja jaksamiseen, niin opiskellessa, töissä kuin arjessa:
Näilläkin tavoilla toimiessa on erittäin tärkeää muistaa noudattaa aikatauluja mahdollisimman tarkasti. Tietokoneen vapaa-ajalla tapahtuvan käytön voi myös pilkkoa osiin, esimerkiksi tunti pelaamista, tunti sosiaalista mediaa ja kaksi tuntia muuta surffailua. Muussa surffailussa voi sitten vaikkapa avata nettikasinon ja pelata pelejä tai kuunnella äänikirjoja. Jos aikataulua noudattaa tarkasti, niin huomaa, että aikaa jää käytettäväksi moneen muuhun asiaan aivan eri tavalla kuin silloin, kun tietokoneella ollessa ei ajan kulumisesta välitä mitään.
Yhteenveto
Kuten tästä artikkelista huomataan, ei tietokoneen ajankäytön hallinta ole erityisen vaikeaa, kunhan pitää tavoitteet selvänä mielessä ja myös pysyy niissä tavoitteissa. Yleisimmin ongelmia aiheuttavat nimenomaan ylioptimiset tavoitteet, joissa pyritään esimerkiksi tekemään töitä neljä tuntia putkeen, sitten pidetään 10 minuutin tauko, jonka aikana haukataan nopeasti jotain, ja tehdään taas töitä seuraavat neljä tuntia. Voi onnistua kerran tai kaksi, mutta ei kuitenkaan pitkällä aikavälillä. Sellaista rytmiä on vaikea ylläpitää.
Vaikka et kokisi tietokoneen ajankäytössä ongelmia, kannattaa aikataulun laatimista silti kokeilla. Moni on yllättynyt, kuinka paljon tehokkaampaa ajankäytöstä tällä tavalla tulee ja kuinka paljon enemmän saa aikaan. Harva silti tuntee aikataulun myötä joutuvansa luopumaan mistään asiasta, koska tosiasiassa suuri osa tietokoneiden viihdekäytöstä on joutoaikaa, jonka jäämistä pois ei edes huomaa millään tavalla.